Los archivos de auditoría se reparten entre bandejas de entrada
Los documentos justificativos llegan por correo, chat y unidades compartidas. Reunirlos para un auditor se convierte en una búsqueda manual.
Servicios financieros
Los registros financieros necesitan control, no otra unidad compartida.
Almacenamiento cifrado para archivos de clientes, pruebas de auditoría e informes normativos, con un acceso que sigue al rol y un registro de quién abrió qué.
- AES-256-GCM en reposo
- TLS 1.3 en tránsito
- Acceso por roles y registros
Operaciones con clientesArchivos de encargo
Archivos de encargo
- Alta de clientesArchivos KYC y mandatos firmados1.842 archivos
- Pruebas de auditoríaDocumentos justificativos y conciliaciones936 archivos
- Consejo y comitésActas, documentos y resoluciones214 archivos
- Informes normativosEnvíos periódicos y correspondencia168 archivos
- Encargos cerradosArchivos conservados según la política4.205 archivos
Cifrado · versionadoActividad registrada
Espacio de trabajo ilustrativo basado en la interfaz de gestión de archivos de EverBox. Los nombres de clientes, las carpetas y las cifras son ficticios.
Realidad operativa
Cuatro problemas que los equipos financieros reconocen
Los documentos financieros no son difíciles de guardar. Son difíciles de demostrar: quién los recibió, quién los abrió y qué pasó cuando se cerró el encargo.
Todo el mundo ve demasiado
Una única unidad compartida da la misma visibilidad a becarios y socios. El acceso debería seguir al cliente, a la operación y al rol.
La conservación vive en una hoja de cálculo
Las fechas de eliminación se controlan fuera del sistema de archivos, así que nada las aplica y nada demuestra que se hayan cumplido.
Los enlaces duran más que el encargo
Los enlaces de clientes y auditores siguen activos mucho después de terminar el trabajo. La revocación debería ser una acción deliberada y registrada.
Ciclo de vida del documento
De la entrada a la eliminación
Un recorrido controlado para un documento de cliente, desde la primera subida hasta la fecha de conservación que define tu política.
Entrada
Un documento se sube a la carpeta del cliente, de la operación o del informe. La transferencia está protegida con TLS 1.3.
Clasificación
El archivo se etiqueta por cliente, periodo y tipo de registro. Se nombra un propietario de carpeta para las decisiones de acceso.
Conceder e intercambiar
Los compañeros reciben permisos de visualización o edición. Los auditores reciben un enlace protegido con contraseña y fecha de caducidad.
Conservar o eliminar
El archivo pasa a una carpeta de archivo hasta la fecha de conservación que define tu política. Las versiones y el registro de accesos siguen disponibles.
La conservación se configura, no se supone
Everabyte te ofrece carpetas, versiones y opciones de retención. Tu equipo de archivo sigue decidiendo cuánto tiempo debe conservarse cada categoría y cuándo puede destruirse.
Dónde encaja
Cuatro entornos financieros
Los documentos cambian, pero el requisito es el mismo: la persona adecuada, el archivo adecuado, el periodo adecuado.
Bancos y cooperativas de crédito
Guarda expedientes de préstamos, documentación de cuentas y actas de comités en carpetas por departamento, con acceso limitado a los responsables de cada caso.
Fintech y pagos
Mantén la documentación KYC, las exportaciones de transacciones y los registros de producto organizados por contraparte, conservando las versiones cuando se corrige un archivo.
Aseguradoras
Separa las pólizas, los expedientes de siniestros y la correspondencia con corredores para que un gestor vea el caso, no toda la cartera.
Equipos financieros y jurídicos
Da a auditores y asesores acceso limitado en el tiempo a archivos seleccionados, en lugar de un puesto permanente en el espacio de trabajo.
Acceso y pruebas
Controles que puedes explicar a un auditor
Las reglas de acceso deben ser lo bastante estrictas para proteger al cliente y lo bastante simples para que el personal no las esquive.
- Cifrado. AES-256-GCM protege los archivos almacenados; TLS 1.3 protege los datos en tránsito.
- Acceso nominal. Concede permisos de visualización, descarga, edición o compartición por persona o rol, y revócalos cuando termina un mandato.
- Enlaces externos con límites. Añade contraseña, fecha de caducidad y un número máximo de visitantes únicos.
- Pruebas de actividad. Las visualizaciones, descargas, creación y revocación de enlaces quedan registradas donde se incluye el registro de auditoría.
Responsable de cumplimiento vio el archivo KYC10:12
Gestor de relaciones creó un enlace protegido para el auditor10:04
Auditor externo descargó el paquete de conciliación09:51
Operaciones revocó el enlace tras el envío09:20
Región: Unión EuropeaConservación: definida por la institución
Lo que afirmamos y lo que no
Everabyte no afirma en esta página certificación PCI DSS, SOC 2, ISO 27001 ni GDPR. El cifrado, el control de acceso y el registro pueden apoyar tu programa de cumplimiento; el estado de certificación y los compromisos contractuales se confirman por escrito para cada despliegue.
Conservación
Un lugar para cada registro y una fecha para revisarlo
La tabla muestra cómo el almacenamiento apoya una política de conservación. No es un calendario legal; tu equipo de cumplimiento es quien define los plazos.
| Tipo de registro | Motivo de conservación | Qué ofrece Everabyte |
|---|---|---|
| Archivos de alta de clientes y KYC | Tu política AML y la normativa local | Conservación por carpeta, historial de versiones, retención legal cuando está configurada |
| Exportaciones de transacciones y extractos | Obligaciones contables y de información | Carpetas de archivo, Object Lock cuando está configurado, controles de descarga |
| Pruebas de auditoría y de comités | Gobernanza interna y auditoría externa | Acceso de solo lectura, enlaces con caducidad, registro de actividad |
| Encargos cerrados | Calendarios contractuales y legales | Mover al archivo, revocar enlaces, conservar versiones hasta su eliminación |
Object Lock y la retención legal están disponibles cuando se configuran para el despliegue. Confirma el comportamiento exacto, la región y la conservación de auditoría en tu pedido.
Límites honestos
Lo que el almacenamiento no sustituye
Tu programa de cumplimiento
Everabyte es una capa de almacenamiento. Las políticas, las evaluaciones de riesgo, las presentaciones regulatorias y la supervisión siguen siendo de tu organización.
Tu sistema bancario central
Guardamos los documentos que generan esos sistemas. No afirmamos integraciones nativas con el core bancario, con un CRM ni con plataformas de cumplimiento.
Tu calendario legal
Los plazos de conservación se configuran para ajustarse a tu política. Everabyte no decide cuándo puede destruirse legalmente un registro.
Empieza con un conjunto de documentos
La mayoría de los equipos financieros empieza con pruebas de auditoría o el alta de clientes, valida el modelo de acceso con un grupo pequeño y después lo extiende al resto de la organización.
Mapea tus registros antes de la próxima auditoría
Cuéntanos qué documentos tienes, quién necesita acceso y cuánto tiempo deben conservarse. Propondremos un modelo de carpetas y permisos que tu equipo de cumplimiento pueda revisar.
Esta página no implica ninguna certificación, porcentaje de disponibilidad ni aprobación regulatoria.