Des dossiers d'audit éparpillés dans les boîtes mail
Les pièces justificatives arrivent par e-mail, messagerie et lecteurs partagés. Les rassembler pour un auditeur devient une chasse manuelle.
Services financiers
Les dossiers financiers exigent du contrôle, pas un lecteur partagé de plus.
Stockage chiffré pour dossiers clients, preuves d'audit et reporting réglementaire, avec des accès qui suivent le rôle et une trace de qui a ouvert quoi.
- AES-256-GCM au repos
- TLS 1.3 en transit
- Accès par rôle et journaux
Opérations clientsDossiers de mission
Dossiers de mission
- Entrée en relationDossiers KYC et mandats signés1 842 fichiers
- Preuves d'auditPièces justificatives et rapprochements936 fichiers
- Conseil et comitésProcès-verbaux, notes et résolutions214 fichiers
- Reporting réglementaireDéclarations périodiques et correspondance168 fichiers
- Missions clôturéesFichiers archivés conservés selon la politique4 205 fichiers
Chiffré · versionnéActivité journalisée
Espace de travail illustratif basé sur l'interface de gestion de fichiers EverBox. Noms de clients, dossiers et volumes sont fictifs.
Réalité opérationnelle
Quatre problèmes que les équipes finance reconnaissent
Les documents financiers ne sont pas difficiles à stocker. Ils sont difficiles à prouver : qui les a reçus, qui les a ouverts, et ce qui s'est passé après la clôture de la mission.
Tout le monde voit trop de choses
Un lecteur partagé unique donne aux stagiaires et aux partenaires la même visibilité. L'accès devrait suivre le client, l'opération et le rôle.
La conservation vit dans un tableur
Les dates de suppression sont suivies hors du système de fichiers : rien ne les applique et rien ne prouve leur application.
Les liens survivent à la mission
Les liens clients et auditeurs restent actifs bien après la fin des travaux. La révocation devrait être une action délibérée et enregistrée.
Cycle de vie documentaire
De la réception à l'élimination
Un parcours contrôlé pour un document client, du premier dépôt à la date de conservation définie par votre politique.
Réception
Un document est déposé dans le dossier client, opération ou reporting. Le transfert est protégé par TLS 1.3.
Classement
Le fichier est étiqueté par client, période et type de pièce. Un propriétaire de dossier est désigné pour les décisions d'accès.
Attribution et échange
Les collègues reçoivent des droits de lecture ou de modification. Les auditeurs reçoivent un lien protégé avec mot de passe et date d'expiration.
Conservation ou élimination
Le fichier rejoint un dossier d'archive jusqu'à la date de conservation définie par votre politique. Les versions et le journal d'accès restent disponibles.
La conservation se configure, elle ne se suppose pas
Everabyte fournit des dossiers, des versions et des options de conservation légale. Votre équipe d'archivage décide toujours combien de temps chaque catégorie doit être conservée et quand elle peut être détruite.
Où cela s'applique
Quatre environnements financiers
Les documents diffèrent, l'exigence reste la même : la bonne personne, le bon fichier, la bonne période.
Banques et coopératives de crédit
Stockez dossiers de prêt, documentation de compte et notes de comité dans des dossiers par service, avec un accès limité aux chargés de dossier concernés.
Fintech et paiements
Gardez la documentation KYC, les exports de transactions et les dossiers produits organisés par contrepartie, avec les versions conservées lorsqu'un fichier est corrigé.
Assureurs
Séparez documents de police, dossiers de sinistre et correspondance des courtiers pour qu'un gestionnaire voie le dossier, pas tout le portefeuille.
Équipes finance et juridique
Donnez aux auditeurs et conseils un accès limité dans le temps à des fichiers choisis, plutôt qu'un siège permanent dans l'espace de travail.
Accès et preuves
Des contrôles explicables à un auditeur
Les règles d'accès doivent être assez strictes pour protéger le client et assez simples pour que le personnel ne les contourne pas.
- Chiffrement. AES-256-GCM protège les fichiers stockés ; TLS 1.3 protège les données en transit.
- Accès nominatifs. Accordez des droits de lecture, de téléchargement, de modification ou de partage par personne ou par rôle, et révoquez-les à la fin d'un mandat.
- Liens externes limités. Ajoutez un mot de passe, une date d'expiration et un nombre maximal de visiteurs uniques.
- Preuves d'activité. Consultations, téléchargements, création et révocation de liens sont enregistrés lorsque la journalisation d'audit est incluse.
Responsable conformité a consulté le dossier KYC10:12
Chargé de relation a créé un lien auditeur protégé10:04
Auditeur externe a téléchargé le dossier de rapprochement09:51
Opérations ont révoqué le lien après soumission09:20
Région : Union européenneConservation : définie par l'institution
Ce que nous affirmons, et ce que nous n'affirmons pas
Everabyte ne revendique sur cette page aucune certification PCI DSS, SOC 2, ISO 27001 ou RGPD. Le chiffrement, le contrôle d'accès et la journalisation peuvent soutenir votre programme de conformité ; le statut de certification et les engagements contractuels sont confirmés par écrit pour chaque déploiement.
Conservation
Une place pour chaque pièce, et une date pour la revoir
Le tableau montre comment le stockage soutient une politique de conservation. Ce n'est pas un calendrier légal ; votre équipe conformité reste propriétaire des durées.
| Type de pièce | Source de l'obligation | Ce qu'Everabyte fournit |
|---|---|---|
| Dossiers d'entrée en relation et KYC | Votre politique LBC et la réglementation locale | Conservation par dossier, historique des versions, conservation légale si configurée |
| Exports de transactions et de relevés | Obligations comptables et de reporting | Dossiers d'archive, Object Lock si configuré, contrôles de téléchargement |
| Preuves d'audit et de comité | Gouvernance interne et audit externe | Accès en lecture seule, liens à expiration, journal d'activité |
| Missions clôturées | Calendriers contractuels et légaux | Déplacement vers l'archive, révocation des liens, versions conservées jusqu'à l'élimination |
Object Lock et la conservation légale sont disponibles lorsqu'ils sont configurés pour le déploiement. Confirmez le comportement exact, la région et la conservation de l'audit dans votre bon de commande.
Limites assumées
Ce que le stockage ne remplace pas
Votre programme de conformité
Everabyte est une couche de stockage. Politiques, évaluations des risques, déclarations réglementaires et supervision restent du ressort de votre organisation.
Votre système bancaire central
Nous stockons les documents que ces systèmes produisent. Nous ne revendiquons pas d'intégrations natives avec le cœur bancaire, un CRM ou une plateforme de conformité.
Votre calendrier légal
Les durées de conservation sont configurées selon votre politique. Everabyte ne décide pas quand une pièce peut légalement être détruite.
Commencez par un ensemble de documents
La plupart des équipes finance démarrent par les preuves d'audit ou l'entrée en relation, valident le modèle d'accès avec un petit groupe, puis l'étendent au reste de l'organisation.
Cartographiez vos dossiers avant le prochain audit
Dites-nous quels documents vous détenez, qui doit y accéder et combien de temps ils doivent être conservés. Nous proposerons un modèle de dossiers et de permissions que votre équipe conformité pourra examiner.
Cette page n'implique aucune certification, aucun pourcentage de disponibilité ni aucune approbation réglementaire.