Verwaltungsdokumente schützen
Bewahren Sie Vorgangsakten, Bürgerdaten und Berichte der Fachämter verschlüsselt mit Versionsverlauf auf, damit eine falsche Änderung oder eine gelöschte Datei wiederherstellbar bleibt.
Öffentlicher Sektor
Öffentliche Akten schützen. Die Kontrolle über Ihre Daten behalten.
Sicherer Cloud-Speicher für öffentliche Institutionen, die sensible Dokumente, Archive und Bürgerakten verwalten.
- AES-256-GCM im Speicher
- TLS 1.3 bei der Übertragung
- Rollenbasierter Zugriff und Audit-Protokolle
BürgeraktenBürgerdienstleistungen
Bürgerdienstleistungen
- BürgerdienstleistungenAnliegen, Vorgangsnotizen und Antworten1.284 Dateien
- VerwaltungsaktenInterne Rundschreiben und Entscheidungen642 Dateien
- Öffentliche ArchiveAbgeschlossene Akten und Aufbewahrungsplan8.910 Dateien
- AmtsberichteMonats- und Jahresberichte318 Dateien
- Interne DokumenteRichtlinien und Arbeitsdokumente204 Dateien
Verschlüsselt · versioniertVersionsverlauf aktiv
Illustrativer Arbeitsbereich auf Basis der EverBox-Dateiverwaltung. Ordnernamen sind Beispiele.
Operative Realität
Vier Probleme, die jedes Aktenteam kennt
Öffentliche Institutionen brauchen kein weiteres generisches Laufwerk. Sie brauchen eine Dateischicht, die Aktenverwaltung, Abteilungsleitungen und externe Prüfung unterstützt, ohne den Alltag auszubremsen.
Zugriff zwischen Abteilungen steuern
Trennen Sie Ordner nach Abteilung und vergeben Sie Ansichts-, Download-, Bearbeitungs- oder Freigaberechte pro Person, statt sich auf ein einziges gemeinsames Laufwerk zu verlassen.
Archive und Aufbewahrung organisieren
Verschieben Sie abgeschlossene Vorgänge in eigene Archivordner, bewahren Sie frühere Versionen auf und stellen Sie die Aufbewahrungseinstellungen auf den Plan ein, dem Ihr Aktenteam bereits folgt.
Bestimmen, wo Daten gespeichert werden
Wählen Sie beim Deployment eine Speicherregion und prüfen Sie Residenzanforderungen mit unserem Team, bevor Akten ein bestehendes System verlassen.
Dokumentenlebenszyklus
Vom Eingang bis ins Archiv
Ein konkreter Weg für ein öffentliches Dokument – von dem Moment, in dem es eingeht, bis zu dem Tag, an dem es eine abgeschlossene Akte wird.
Eingang
Eine Abteilung lädt ein Dokument in ihren eigenen Ordner hoch. Die Übertragung ist verschlüsselt – im Transit und im Speicher.
Klassifizieren
Eine zuständige Person wird benannt und die Datei nach Abteilung, Vorgangstyp oder Aufbewahrungskategorie verschlagwortet.
Zugriff erteilen
Kolleginnen und Kollegen erhalten Ansichts- oder Bearbeitungsrechte. Externe erhalten einen geschützten Link mit Ablaufdatum.
Aufbewahren oder archivieren
Abgeschlossene Akten wandern in einen Archivordner. Versionen bleiben verfügbar und das Zugriffsprotokoll bleibt lesbar.
Das Zugriffsprotokoll ist Teil der Akte
Ansichten, Downloads, Link-Erstellung und Widerruf werden bei Tarifen mit Audit-Protokollierung im Protokoll erfasst. Aufbewahrungsfristen und rechtliche Pflichten bleiben durch Ihre Institution definiert.
Kontrolle
Zugriff, der der Organisation folgt
Berechtigungen müssen für die Personen nachvollziehbar sein, die sie freigeben. Everabyte hält Zugriffsregeln explizit und prüfbar.
- Abteilungsgrenzen. Jede Abteilung besitzt ihren Ordnerbaum, wobei Administratoren von der täglichen Bearbeitung getrennt bleiben.
- Externe Freigabe unter Kontrolle. Geschützte Links können ein Passwort verlangen, an einem Datum ablaufen und widerrufen werden, ohne die Datei zu löschen.
- Wiederherstellbare Versionen. Ein korrigierter Bericht oder eine versehentlich gelöschte Datei lässt sich aus Versionsverlauf und Papierkorb wiederherstellen.
- Sichtbare Aktivität. Administrative Aktionen und Dateiereignisse werden protokolliert, damit eine Beweisanfrage kein Rätselraten erfordert.
Registrator hat Case-2026-0412.pdf angesehen09:42
Archivar hat den Aufbewahrungsplan heruntergeladen09:18
Abteilungsadministrator hat dem Prüfungsteam Ansichtszugriff erteiltGestern
Aktenkoordinator hat einen externen Freigabelink widerrufenGestern
Region: Europäische UnionAufbewahrung: von der Institution festgelegt
Bevor Sie sich festlegen
Eine Sicherheitsprüfung, kein Slogan
Öffentliche Beschaffungsteams brauchen Antworten, die sie einer Akte beilegen können. Das sind die drei Gespräche, die wir vor einem Pilotprojekt erwarten.
Architekturprüfung
Verschlüsselung, Übertragung, Zugriffskontrolle und Backup-Verhalten sind auf der Seite zur Sicherheitsarchitektur dokumentiert und lassen sich mit Ihrem Prüfungsteam besprechen.
Deployment und Residenz
Hosting-Optionen hängen von der gewählten Infrastruktur und dem Deployment-Modell ab. Regionale Anforderungen sind Teil des Scoping-Gesprächs, keine Checkbox.
Vertragliche Klarheit
Auftragsverarbeitungsbedingungen, Aufbewahrungszusagen und Support-Erwartungen werden im Vertrag vereinbart. Wir zeigen keine Zertifikats-Badges, die wir nicht belegen können.
Zu Zertifizierungen
Everabyte weist auf dieser Seite keine Behördenzertifizierungen, keinen FedRAMP-Status und keine spezifische nationale Akkreditierung aus. Jede Zertifizierung oder vertragliche Zusage muss für Ihr Deployment schriftlich bestätigt werden.
Bringen Sie Ihre Aktenanforderungen an den Tisch
Sagen Sie uns, welche Akten Sie führen, wer Zugriff braucht und wo sie gespeichert werden müssen. Wir übertragen das in eine Speicherkonfiguration, die Sie prüfen können.