Audit-Dateien über Postfächer verstreut
Belege kommen per E-Mail, Chat und über gemeinsame Laufwerke an. Sie für einen Prüfer zusammenzustellen wird zur manuellen Suchaktion.
Finanzdienstleister
Finanzunterlagen brauchen Kontrolle, nicht noch ein Netzlaufwerk.
Verschlüsselter Speicher für Kundenakten, Audit-Belege und Regulatorik-Reporting — mit Zugriff, der der Rolle folgt, und einem Protokoll, wer was geöffnet hat.
- AES-256-GCM im Speicher
- TLS 1.3 bei Übertragung
- Rollenbasierter Zugriff und Protokolle
KundenbetreuungMandatsakten
Mandatsakten
- Kunden-OnboardingKYC-Dokumente und signierte Vollmachten1.842 Dateien
- Audit-BelegeNachweise und Abstimmungen936 Dateien
- Vorstand & AusschüsseProtokolle, Vorlagen und Beschlüsse214 Dateien
- Regulatorisches ReportingPeriodische Meldungen und Korrespondenz168 Dateien
- Abgeschlossene MandateArchivierte Dateien gemäß Richtlinie4.205 Dateien
Verschlüsselt · versioniertAktivität protokolliert
Beispielhafter Workspace auf der EverBox-Dateiverwaltung. Kundennamen, Ordner und Zahlen sind fiktiv.
Operative Realität
Vier Probleme, die Finanzteams wiedererkennen
Finanzdokumente zu speichern ist nicht schwer. Schwer ist der Nachweis: wer sie erhalten hat, wer sie geöffnet hat und was nach Mandatsende geschah.
Alle sehen zu viel
Ein einziges gemeinsames Laufwerk gibt Praktikanten und Partnern dieselbe Sichtbarkeit. Zugriff sollte dem Kunden, dem Mandat und der Rolle folgen.
Die Aufbewahrung lebt in einer Tabelle
Löschfristen werden außerhalb des Dateisystems getrackt; nichts setzt sie durch und nichts belegt, dass sie angewendet wurden.
Links überdauern den Auftrag
Kunden- und Prüferlinks bleiben lange nach Projektende aktiv. Ein Widerruf sollte eine bewusste, protokollierte Handlung sein.
Dokumentenlebenszyklus
Vom Eingang bis zur Entsorgung
Ein kontrollierter Weg für ein Kundendokument — vom ersten Upload bis zum Aufbewahrungsdatum, das Ihre Richtlinie definiert.
Eingang
Ein Dokument wird in den Kunden-, Mandats- oder Reporting-Ordner hochgeladen. Die Übertragung ist per TLS 1.3 geschützt.
Klassifizieren
Die Datei wird nach Kunde, Periode und Datentyp verschlagwortet. Ein Ordnerbesitzer wird für Zugriffsentscheidungen benannt.
Vergeben und austauschen
Kollegen erhalten Ansichts- oder Bearbeitungsrechte. Prüfer erhalten einen geschützten Link mit Passwort und Ablaufdatum.
Aufbewahren oder entsorgen
Die Datei wandert in einen Archivordner bis zum Aufbewahrungsdatum Ihrer Richtlinie. Versionen und Zugriffsprotokoll bleiben verfügbar.
Aufbewahrung wird konfiguriert, nicht angenommen
Everabyte gibt Ihnen Ordner, Versionen und Halteoptionen. Ihr Records-Team entscheidet weiterhin, wie lange jede Kategorie aufbewahrt und wann sie vernichtet werden darf.
Wo es passt
Vier Finanzumgebungen
Die Dokumente unterscheiden sich, die Anforderung ist dieselbe: die richtige Person, die richtige Datei, der richtige Zeitraum.
Banken und Kreditgenossenschaften
Speichern Sie Kreditakten, Kontodokumentation und Ausschusspapiere in Abteilungsordnern — mit Zugriff beschränkt auf die Bearbeiter jedes Falls.
Fintech und Zahlungen
Halten Sie KYC-Dokumentation, Transaktionsexporte und Produktdaten nach Gegenpartei organisiert, mit erhaltenen Versionen, wenn eine Datei korrigiert wird.
Versicherer
Trennen Sie Policendokumente, Schadenakten und Maklerkorrespondenz, damit ein Sachbearbeiter den Fall sieht, nicht das ganze Portfolio.
Finanz- und Rechtsteams
Geben Sie Prüfern und Beratern zeitlich begrenzten Zugriff auf ausgewählte Dateien statt eines dauerhaften Platzes im Workspace.
Zugriff & Nachweise
Kontrollen, die Sie einem Prüfer erklären können
Zugriffsregeln sollten eng genug sein, um den Kunden zu schützen, und einfach genug, dass Mitarbeiter sie nicht umgehen.
- Verschlüsselung. AES-256-GCM schützt gespeicherte Dateien; TLS 1.3 schützt Daten bei der Übertragung.
- Benannter Zugriff. Vergeben Sie Ansichts-, Download-, Bearbeitungs- oder Freigaberechte pro Person oder Rolle und entziehen Sie sie, wenn ein Mandat endet.
- Externe Links mit Grenzen. Fügen Sie ein Passwort, ein Ablaufdatum und eine maximale Zahl eindeutiger Besucher hinzu.
- Aktivitätsnachweise. Ansichten, Downloads, Link-Erstellung und Widerruf werden aufgezeichnet, wo Audit-Protokollierung enthalten ist.
Compliance-Leitung hat die KYC-Datei angesehen10:12
Kundenbetreuer hat einen geschützten Prüferlink erstellt10:04
Externer Prüfer hat das Abstimmungspaket heruntergeladen09:51
Betrieb hat den Link nach der Einreichung widerrufen09:20
Region: Europäische UnionAufbewahrung: von der Institution festgelegt
Was wir beanspruchen und was nicht
Everabyte beansprucht auf dieser Seite keine PCI-DSS-, SOC-2-, ISO-27001- oder DSGVO-Zertifizierung. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung können Ihr Compliance-Programm unterstützen; Zertifizierungsstatus und vertragliche Zusagen werden für jedes Deployment schriftlich bestätigt.
Aufbewahrung
Ein Ort für jede Akte und ein Datum zur Überprüfung
Die Tabelle zeigt, wie Speicher eine Aufbewahrungsrichtlinie unterstützt. Sie ist kein Rechtskatalog; Ihre Compliance-Abteilung verantwortet die Fristen.
| Dokumenttyp | Aufbewahrungstreiber | Was Everabyte bereitstellt |
|---|---|---|
| Kunden-Onboarding und KYC-Dokumente | Ihre AML-Richtlinie und lokale Regulierung | Aufbewahrung auf Ordnerebene, Versionsverlauf, Legal Hold, wo konfiguriert |
| Transaktions- und Kontoauszugsexporte | Rechnungslegungs- und Reporting-Pflichten | Archivordner, Object Lock, wo konfiguriert, Download-Kontrollen |
| Audit- und Ausschussbelege | Interne Governance und externe Prüfung | Nur-Lese-Zugriff, ablaufende Links, Aktivitätsprotokoll |
| Abgeschlossene Mandate | Vertragliche und gesetzliche Fristen | Ins Archiv verschieben, Links widerrufen, Versionen bis zur Entsorgung aufbewahren |
Object Lock und Legal Hold stehen zur Verfügung, wo sie für das Deployment konfiguriert sind. Bestätigen Sie das genaue Verhalten, die Region und die Audit-Aufbewahrung in Ihrem Bestellformular.
Ehrliche Grenzen
Was Speicher nicht ersetzt
Ihr Compliance-Programm
Everabyte ist eine Speicherschicht. Richtlinien, Risikobewertungen, regulatorische Meldungen und Aufsicht bleiben bei Ihrer Organisation.
Ihr Kernbanksystem
Wir speichern die Dokumente, die diese Systeme erzeugen. Wir beanspruchen keine nativen Kernbank-, CRM- oder Compliance-Plattform-Integrationen.
Ihr Rechtskatalog
Aufbewahrungsfristen werden passend zu Ihrer Richtlinie konfiguriert. Everabyte entscheidet nicht, wann eine Akte rechtlich vernichtet werden darf.
Beginnen Sie mit einem Dokumentbestand
Die meisten Finanzteams starten mit Audit-Belegen oder dem Kunden-Onboarding, belegen das Zugriffsmodell mit einer kleinen Gruppe und weiten es dann auf die Organisation aus.
Kartieren Sie Ihre Akten vor dem nächsten Audit
Sagen Sie uns, welche Dokumente Sie halten, wer Zugriff braucht und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Wir schlagen ein Ordner- und Berechtigungsmodell vor, das Ihre Compliance-Abteilung prüfen kann.
Diese Seite impliziert keine Zertifizierung, keine Verfügbarkeitsquote und keine regulatorische Zulassung.