Ficheiros de auditoria dispersos por caixas de email
Os documentos de suporte chegam por email, chat e unidades partilhadas. Reuni-los para um auditor torna-se uma caça manual.
Serviços financeiros
Os registos financeiros precisam de controlo, não de mais uma unidade partilhada.
Armazenamento encriptado para ficheiros de clientes, evidência de auditoria e reporte regulamentar, com acesso que segue a função e um registo de quem abriu o quê.
- AES-256-GCM em repouso
- TLS 1.3 em trânsito
- Acesso por funções e registos
Operações de clientesDossiês de cliente
Dossiês de cliente
- Abertura de ContaFicheiros KYC e mandatos assinados1 842 ficheiros
- Evidência de AuditoriaDocumentos de suporte e reconciliações936 ficheiros
- Conselho e ComitésAtas, documentos e deliberações214 ficheiros
- Reporte RegulamentarSubmissões periódicas e correspondência168 ficheiros
- Trabalhos EncerradosFicheiros arquivados retidos por política4 205 ficheiros
Cifrado · versionadoAtividade registada
Espaço de trabalho ilustrativo baseado na interface de gestão de ficheiros EverBox. Nomes de clientes, pastas e valores são fictícios.
Realidade operacional
Quatro problemas que as equipas financeiras reconhecem
Os documentos financeiros não são difíceis de armazenar. São difíceis de provar: quem os recebeu, quem os abriu e o que aconteceu depois de o trabalho terminar.
Todos veem demasiado
Uma única unidade partilhada dá a estagiários e parceiros a mesma visibilidade. O acesso deve seguir o cliente, o processo e a função.
A retenção vive numa folha de cálculo
As datas de eliminação são controladas fora do sistema de ficheiros, pelo que nada as aplica e nada prova que foram cumpridas.
Os links duram mais do que o trabalho
Os links de clientes e auditores continuam ativos muito depois de o trabalho terminar. A revogação deve ser uma ação deliberada e registada.
Ciclo de vida do documento
Da entrada à eliminação
Um percurso controlado para um documento de cliente, desde o primeiro carregamento até à data de retenção definida pela sua política.
Entrada
Um documento é carregado para a pasta do cliente, do processo ou do reporte. A transferência é protegida com TLS 1.3.
Classificar
O ficheiro é marcado por cliente, período e tipo de registo. É nomeado um responsável da pasta para as decisões de acesso.
Conceder e trocar
Os colegas recebem direitos de ver ou editar. Os auditores recebem um link protegido com palavra-passe e data de expiração.
Reter ou eliminar
O ficheiro passa para uma pasta de arquivo até à data de retenção definida pela sua política. As versões e o registo de acessos permanecem disponíveis.
A retenção é configurada, não presumida
A Everabyte disponibiliza pastas, versões e opções de retenção legal. A sua equipa de registos continua a decidir durante quanto tempo cada categoria deve ser conservada e quando pode ser eliminada.
Onde se encaixa
Quatro contextos financeiros
Os documentos diferem, mas o requisito é o mesmo: a pessoa certa, o ficheiro certo, o período certo.
Bancos e cooperativas de crédito
Guarde processos de crédito, documentação de contas e documentos de comités em pastas por departamento, com acesso limitado aos responsáveis de cada caso.
Fintech e pagamentos
Mantenha documentação KYC, exportações de transações e registos de produto organizados por contraparte, com as versões preservadas quando um ficheiro é corrigido.
Seguradoras
Separe documentos de apólices, processos de sinistros e correspondência com mediadores, para que um gestor veja o caso e não a carteira inteira.
Equipas financeiras e jurídicas
Dê a auditores e consultores acesso temporário a ficheiros selecionados, em vez de um lugar permanente no espaço de trabalho.
Acesso e evidência
Controlos que pode explicar a um auditor
As regras de acesso devem ser suficientemente restritas para proteger o cliente e suficientemente simples para que o pessoal não as contorne.
- Encriptação. O AES-256-GCM protege os ficheiros armazenados; o TLS 1.3 protege os dados em trânsito.
- Acesso nominativo. Conceda direitos de ver, transferir, editar ou partilhar por pessoa ou função e revogue-os quando um mandato termina.
- Links externos com limites. Adicione palavra-passe, data de expiração e um número máximo de visitantes únicos.
- Evidência de atividade. As visualizações, transferências, criação e revogação de links são registadas onde o registo de auditoria está incluído.
Responsável de Conformidade visualizou o ficheiro KYC10:12
Gestor de Relação criou um link protegido para o auditor10:04
Auditor Externo transferiu o dossiê de reconciliação09:51
Operações revogou o link após a submissão09:20
Região: União EuropeiaRetenção: definida pela instituição
O que afirmamos e o que não afirmamos
A Everabyte não reivindica certificação PCI DSS, SOC 2, ISO 27001 ou RGPD nesta página. A encriptação, o controlo de acesso e o registo de eventos podem apoiar o seu programa de conformidade; o estado das certificações e os compromissos contratuais são confirmados por escrito para cada implantação.
Retenção
Um lugar para cada registo e uma data para o rever
A tabela mostra como o armazenamento apoia uma política de retenção. Não é um calendário legal; os prazos são da responsabilidade da sua equipa de conformidade.
| Tipo de registo | Fundamento da retenção | O que a Everabyte disponibiliza |
|---|---|---|
| Ficheiros de abertura de conta e KYC | A sua política AML e a regulamentação local | Retenção ao nível da pasta, histórico de versões, retenção legal quando configurada |
| Exportações de transações e extratos | Obrigações contabilísticas e de reporte | Pastas de arquivo, Object Lock quando configurado, controlos de transferência |
| Evidência de auditoria e de comités | Governação interna e auditoria externa | Acesso só de leitura, links com expiração, registo de atividade |
| Trabalhos encerrados | Calendários contratuais e legais | Mover para arquivo, revogar links, conservar versões até à eliminação |
O Object Lock e a retenção legal estão disponíveis quando configurados para a implantação. Confirme o comportamento exato, a região e a retenção de auditoria no seu formulário de encomenda.
Limites honestos
O que o armazenamento não substitui
O seu programa de conformidade
A Everabyte é uma camada de armazenamento. As políticas, as avaliações de risco, as declarações regulamentares e a supervisão continuam na sua organização.
O seu sistema bancário central
Armazenamos os documentos que esses sistemas produzem. Não reivindicamos integrações nativas com sistemas bancários centrais, CRM ou plataformas de conformidade.
O seu calendário legal
Os prazos de retenção são configurados para corresponder à sua política. A Everabyte não decide quando um registo pode ser legalmente eliminado.
Comece com um conjunto de documentos
A maioria das equipas financeiras começa pela evidência de auditoria ou pela abertura de conta, valida o modelo de acesso com um grupo pequeno e depois alarga-o ao resto da organização.
Mapeie os seus registos antes da próxima auditoria
Diga-nos que documentos mantém, quem precisa de acesso e durante quanto tempo devem ser conservados. Propomos um modelo de pastas e permissões que a sua equipa de conformidade pode rever.
Esta página não implica qualquer certificação, percentagem de disponibilidade ou aprovação regulamentar.